De keuze voor bedrijfsovername

Wanneer je een bedrijf wilt starten, is een bedrijfsovername wellicht niet het eerste waar je aan denkt. Toch staat een groot aantal bedrijven te koop. Bovendien zorgt een bedrijfsovername voor een snelle start van je onderneming. Dit zal beduidend sneller gaan dan een bedrijf vanaf de grond opbouwen.

De voordelen van een bestaand bedrijf overnemen

De volgende zaken zijn bij een bestaand bedrijf al aanwezig en hoef je daarom niet opnieuw op te bouwen. Je kunt daarbij steunen op de werkzaamheden die door de vorige eigenaar zijn opgebouwd, denk dan aan bijvoorbeeld:

• Klantenbestand;
• Naamsbekendheid;
• Marketing;
• Website;
• Locatie;
• In- en verkoopcontracten;
• Kennis; en
• Ervaring.

Wanneer je al een bedrijf hebt

Natuurlijk is een bedrijfsovername niet alleen mogelijk wanneer je gaat starten als ondernemer. Een bedrijfsovername kan ook een manier zijn om je bestaande onderneming verder uit te breiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een overname van een bedrijf in dezelfde keten, zoals een toeleverancier of een productieonderdeel.

Voorbeeld: Je hebt een metaalverwerkingsbedrijf. Een van je belangrijkste leveranciers voor het metaal dat je gebruikt in de metaalverwerking staat te koop. Door deze onderneming te kopen, vergroot je je eigen keten en hiermee bespaar je op de inkoopkosten van metaal. De synergie-effecten van een dergelijke uitbreiding kun je in overleg met je NOAB-adviseur berekenen.

Manieren van bedrijfsovernames

Voordat we in komende blogs dieper ingaan op de financiering en een stappenplan van een bedrijfsovername, eerst kort de verschillende vormen van een bedrijfsovername.

1. Overdracht via aandelentransactie
   Deze vorm van overdracht is de meest voorkomende vorm van een bedrijfsovername. Bovendien is het de meest eenvoudige vorm. Personeel, afnemers en leveranciers zullen namelijk niets merken van de bedrijfsovername. Dit komt omdat de aandelen worden overgedragen aan een andere partij. De aanwezige activa en passiva in de onderneming, blijven binnen de onderneming. Alleen de zeggenschap gaat over. Het grote voordeel van een dergelijke transactie is dat slechts één notariële akte nodig is voor deze overdracht van aandelen.
2. Overdracht via een activa/passiva-transactie
   De tweede vorm en minder vaak voorkomende vorm van bedrijfsovername is de activa/passiva-transactie. Bij een dergelijke overdracht worden de activa en passiva afzonderlijk overgenomen door de nieuwe partij. Dit houdt dus ook in dat bestaande overeenkomsten met personeel, afnemers, leveranciers en verhuurders opnieuw moeten worden afgesloten.

Een dergelijke vorm van overdracht wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer alleen bepaalde onderdelen van een bedrijf worden verkocht. Zo kan een koper alleen de voor hem interessante onderdelen overkopen.

Bedrijf te koop

Ben je op zoek naar een bedrijf om over te nemen? Er zijn verschillende websites waarop te koop aangeboden bedrijven vermeld staan.

Bedrijfsovernameplein.nl
Dat je niet direct een grote portemonnee moet hebben voor een bedrijfsovername, bewijst deze website. Op bedrijfsovernameplein.nl kun je terecht wanneer je een bedrijf wilt overnemen tot een bedrag van € 100.000,-. Hier bestaat de mogelijkheid om te zoeken per branche. Ook wanneer je niet vindt wat je zoekt, kun je een advertentie plaatsen in de vorm van ‘bedrijven te koop gevraagd’.

Brookz.nl
Op deze website staan bedrijven te koop aangeboden, maar kun je ook een advertentie plaatsen wanneer je op zoek bent naar de juiste onderneming. De site bevat een zeer groot en gevarieerd aanbod van verschillende bedrijven die te koop staan in Nederland. Van lokale kaaswinkels tot grote recyclingbedrijven.

Bedrijventekoop.nl
Een groot en gevarieerd aanbod van te koop aangeboden bedrijven binnen én buiten Nederland. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar die camping in Zuid-Frankrijk waar je altijd van droomde? Grote kans dat je die op deze website kunt vinden.

Meer weten over bedrijfsovername

Bij een bedrijfsovername komt veel kijken. Daarom zullen we later via een serie blogs kennis delen op het gebied van:

• Groeistrategie: welk soort overname past bij jouw bedrijf en jouw branche?
• Due diligence onderzoek: wat is het en waarom is dit noodzakelijk bij een bedrijfsovername?
• De stappen bij een bedrijfsovername.
• Overname van het familiebedrijf.
• Financiering van een bedrijfsovername.

Ben je geïnteresseerd in een bedrijfsovername? Laat je dan goed voorlichten en betrek tijdig je NOAB-adviseur bij je plannen. Hij of zij kan je helpen met bovenstaande thema’s rondom een bedrijfsovername.

React Online is een internetbureau gespecialiseerd in online maatwerk. Vanuit zuidoost-Brabant realiseren ze sinds 2000 op strategische wijze de online doelen van bedrijven en organisaties in Nederland én daarbuiten. “We bedenken, ontwerpen en ontwikkelen websites en webapplicaties. Dit doen we voor tal van (internationale) organisaties, als Rabobank en andere strategische partners. Met één been in Brainport en het andere in de rest van Nederland en de EU.”

“Samen met onze klanten gaan we op zoek naar de beste (online) aanpak. Op een strategische wijze leggen we de link tussen marketing en technologie waardoor kennis vanbinnen en buiten de organisatie samenkomt om op korte en lange termijn doelen te realiseren”, legt Jean-Paul uit.

Innovation is key

Jean-Paul wordt enthousiast van innovatie en vernieuwing. Iets wat ontzettend belangrijk is in de online wereld. “Ik krijg enorm veel energie van andere ondernemers en organisaties die vooruitstrevend aan de slag durven te gaan. Die vernieuwing zoeken, nieuwe methoden en technieken omarmen en daarbij ook de online kant beter willen inzetten. Bedrijven die op zoek zijn naar een oplossing in plaats van een product.” Samenwerking is één van de speerpunten van React Online, door kennis te delen en met een strategische blik te kijken, zetten zij eerst graag een stap terug om samen met de klant te kijken naar de stip op de horizon. “Daarna denken we pas in middelen.”

Persoonlijk en direct contact

In de beginjaren liep React Online er voornamelijk tegenaan dat zij een beperkte kennis hadden over het goed managen van de inkoop- en verkoopnota’s. “We waren toen aangesloten bij een groot landelijk adviesbureau maar na 10 jaar hadden we vooral behoefte aan een kleiner kantoor met directe lijnen en een betere automatisering van de administratie met betrekking tot de inkoop/verkoop uit onze bedrijfssoftware.” Uiteindelijk kwamen zij uit bij Administratiekantoor Welten in Deurne. “Het fijne aan dit kantoor is dat het een kleine organisatie is met veel persoonlijk contact. Dat is ook precies waar we naar op zoek waren. Het contact is nu directer en de medewerkers kennen precies onze ins en outs.”

Voordelen van het NOAB-keurmerk

In eerste instantie koos Jean-Paul niet bewust voor een NOAB-gecertificeerd administratiekantoor, maar hij ziet hier nu zeker de voordelen van in. “De belangrijkste reden om voor Welten te kiezen was de compactheid van de organisatie. Maar het feit dat een klein kantoor wel de up-to-date kennis in huis heeft om te zorgen dat we helemaal bij blijven vind ik inmiddels een grote pré. Ik wil me bezighouden met mijn organisatie, strategisch sturen op de administratieve last maar daar niet dagelijks mee bezig zijn. Gelukkig heb ik daar nu een goede partner voor gevonden!”

Toekomst van React Online

“We zitten in een groeiende innovatieve sector, we moeten steeds mee met de tijd. Niet alleen onze klanten maar ook personeel verwachten steeds meer selfservice. Ik verwacht van ons kantoor dat ze ons hier heel goed bij kunnen helpen!”

Of Jean-Paul nog een advies voor andere ondernemers heeft? Dat heeft hij zeker: “Focus op je business, kies een kantoor dat samen met je die stip op de horizon wil zetten en daar met jou mee aan de slag gaat. Denk strategisch en verder dan alleen de belastingaangifte”.

Ben jij ZZP’er of MKB’er en op zoek naar een administratiekantoor of belastingadvieskantoor dat bij jou past? Bekijk hier alle NOAB-gecertificeerde administratiekantoren bij jou in de buurt.

Het belang van een opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke vastlegging tussen jou en je opdrachtgever. Hierin staan de verschillende voorwaarden op papier die je eerder mondeling met je opdrachtgever overeengekomen bent.

De belangrijkste doelstelling van een opdrachtbevestiging is het creëren van duidelijkheid voor beide partijen. Door een opdrachtbevestiging is het voor je opdrachtgever duidelijk wat hij van jou kan verwachten, maar aan de andere kant weet jij ook wat je van je opdrachtgever kunt verwachten.

In de praktijk wordt een dergelijke bevestiging nog wel eens achterwege gelaten omdat er sprake zou zijn van ‘een goede vertrouwensband’. Ook in deze gevallen hameren we op een opdrachtbevestiging. Want deze is ook van belang als er ooit sprake is van onenigheid tussen beide partijen. Wanneer dit ontstaat, staat de bekende vertrouwensrelatie vaak onder druk en is er onduidelijkheid over de eerder gemaakte afspraken.

Het op papier zetten van de afspraken is dus niet alleen een formele bevestiging, maar zorgt ook voor vertrouwen in de samenwerking in de toekomst.

De inhoud van een goede opdrachtbevestiging

De volgende zaken worden veelal opgenomen in een opdrachtbevestiging. Wil je gebruikmaken van een modelovereenkomst? Raadpleeg dan je NOAB-adviseur, zij kunnen je hiermee helpen.

• Een duidelijke beschrijving van de diensten die je gaat uitvoeren. Wees hierin zo specifiek mogelijk, dus geef bijvoorbeeld de doelstellingen, tijdsduur, uitvoeringsdatum, locatie of hulpmiddelen aan.
• De startdatum en geldigheidsduur van de opdrachtbevestiging.
• De overeengekomen vergoeding die je voor je diensten krijgt. Geef tevens duidelijk aan of dit bedrag in- of exclusief btw is en wat de afspraken zijn over eventuele transport-, reis-, verblijfs- of parkeerkosten.
• En ook al verwacht je ze misschien niet: geef aan wat de prijs is bij eventueel meerwerk. Wanneer je bijvoorbeeld veel meer tijd dan verwacht moet besteden aan het uitvoeren van de opdracht, is sprake van meerwerk. Neem de bepalingen en een uurtarief hiervoor op in de opdrachtbevestiging.
• Bepalingen met betrekking tot de betaalwijze en facturatie. Geef hierin aan op welke wijze je gaat factureren, bijvoorbeeld iedere maand achteraf of met een facturatieschema van 10/40/50 procent, in deelfacturen. Geef ook de betaaltermijn in dagen weer.
• De algemene voorwaarden. Deze stuur je als aparte bijlage mee. Vermeld in de opdrachtbevestiging dat wanneer de opdrachtgever de opdrachtbevestiging ondertekent, hij automatisch ook akkoord is met de bijbehorende algemene voorwaarden.
• De ontbindende voorwaarden waarin je aangeeft wanneer de opdrachtbevestiging kan worden beëindigd. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je opdrachtgever je vraagt om binnen een onredelijke en niet vooraf afgesproken termijn op te leveren.
• Vervanging als je ziek bent

Een taak van…

Wie stelt een opdrachtbevestiging eigenlijk op? Doe jij dat als opdrachtnemer of is dat een taak van de opdrachtgever?

In veel gevallen ben jij als dienstverlener degene die de opdrachtbevestiging opstelt. Maar het kan ook zo zijn dat je voor grotere bedrijven werkt, die zelf opdrachtbevestigingen hebben.

Lees deze wel aandachtig door en ga na of je je kunt vinden in de voorwaarden. Heb je hier twijfels over? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Digitaal ondertekenen

Steeds meer opdrachtbevestigingen worden digitaal verstrekt en ondertekend. In Nederland is in de wet geregeld dat een elektronische handtekening dezelfde juridische geldigheid heeft als de handgeschreven handtekening. Het volledig digitaal ondertekenen van een opdrachtbevestiging is daarmee voldoende.

Let op: zorg wel dat je voor een digitale handtekening voldoet aan de voorwaarden, namelijk:

• Voldoende betrouwbaar;
• Authenticatie van de ondertekenaars; en
• Identiteit van de ondertekenaars blijft voldoende gewaarborgd.

Veelgebruikte applicaties voor het digitaal ondertekenen van documenten zijn bijvoorbeeld SignRequest, DocuSign, Ondertekenen, Profsign of GlobalSign.

Wet DBA

De Wet DBA was in het leven geroepen om de VAR te vervangen en om vast te leggen dat geen sprake is van loondienst bij inhuur van bijvoorbeeld een ZZP-er. Hierbij hanteert de Belastingdienst de volgende drie voorwaarden, waarbij geen sprake is van loondienst indien aan minimaal 1 van de 3 volgende voorwaarden is voldaan:

• De opdrachtnemer is vrij vervangbaar;
• De opdrachtnemer werkt niet onder het gezag van een opdrachtgever; of
• Er is geen sprake van loon.

Twijfel je of je voldoet aan één of meer van bovengenoemde voorwaarden? Dan heeft de Belastingdienst modelovereenkomsten opgesteld die gebruikt kunnen worden tussen opdrachtnemer en opdrachtgever om (fictieve) dienstbetrekking of schijnzelfstandigheid te voorkomen. Kijk op de website van de Belastingdienst voor deze modelovereenkomsten.

De Wet DBA wordt uitgesteld tot in ieder geval 1 januari 2020, maar de Belastingdienst handhaaft wel in het geval van kwaadwillendheid op het gebied van:

• Een (fictieve) dienstbetrekking;
• Evidente schijnzelfstandigheid; of
• Opzettelijke schijnzelfstandigheid.

De Belastingdienst heeft aangegeven geen boetes of naheffingen op te leggen tot in ieder geval 1 januari 2020 (met uitzondering van bovengenoemde kwaadwillendheid).

Ook heeft de Belastingdienst een checklist op basis waarvan je kunt nagaan of sprake is van loondienst.

Vragen

Heb je vragen over het opstellen van een goede opdrachtbevestiging? Of wil je gebruikmaken van modelovereenkomsten? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Gevolgen voor de inkomstenbelasting

Je bent ondernemer en je gebruikt je auto voor de zaak. Je hebt dan in eerste instantie twee keuzemogelijkheden:

1. De auto is privébezit of jij least de auto privé;
2. De auto is ondernemingsvermogen of je onderneming least de auto.

Je NOAB-administratiekantoor kan uitrekenen wat in jouw situatie met beste is en je helpen bij de keuze.

Optie 1: De auto is privébezit of jij least de auto privé

Wanneer je auto privébezit is, dien je vervolgens de volgende vraag te beantwoorden.: Hoeveel kilometer rijd je met je auto privé in één jaar?

• 1a. Je rijdt per jaar 500 kilometer of minder privé met de auto. In dat geval ziet de Belastingdienst de auto als ondernemingsvermogen. Door het ‘op de zaak zetten’ van de auto, mag je je autokosten aftrekken van de winst van de onderneming. Denk bijvoorbeeld aan de volgende aftrekbare kosten:
  • Verzekeringskosten
  • Brandstof
  • Onderhoud en reparatie
  • Afschrijving
  • Parkeren, tol, veerboten, wasstraat
  • Motorrijtuigenbelasting
  • Eventueel: leasekosten (alleen van toepassing wanneer je de auto least)

Let op: met een sluitende rittenadministratie moet je wel kunnen aantonen dat je per jaar maar 500 kilometer privé hebt gereden. In dat geval wordt er geen bijtelling bij je inkomsten berekend. De Belastingdienst adviseert hiervoor een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSysteem. Gebruik je een systeem met een dergelijk keurmerk, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat de rittenregistratie sluitend is, maar zij kan nog wel een controle uitvoeren op de zakelijkheid van de ritten.

• 1b. Je rijdt per jaar meer dan 500 kilometer privé per jaar met de auto. Op dit moment heb je weer een keuze: je kiest er namelijk voor of de auto privébezit blijft of dat de auto ondernemingsvermogen wordt.
  Let op: deze keuze mag je slechts één keer maken per auto. Deze keuze geef je door in de eerste aangifte inkomstenbelasting die je doet, nadat je de auto hebt gekocht.Voorbeeld: je koopt de auto op 18 januari 2018. Je geeft je keuze voor de auto op in de aangifte inkomstenbelasting 2018. De keuze die je hierbij maakt heeft gevolgen voor je aftrekbare kosten.
  • De auto blijft privébezit. Wanneer je deze privéauto voor zakelijke ritten gebruikt, mag je 19 cent per kilometer van je winst aftrekken.
  • De auto is ondernemingsvermogen. De auto staat in dat geval op de balans van je onderneming en je trekt het rijtje eerder genoemde autokosten van je winst af. Let op: voor het privégebruik verreken je de aftrekbare kosten. Gebruik je bijvoorbeeld de auto voor 10% privé, dan mag je 10% van je autokosten niet van je winst aftrekken.

Optie 2: De auto is ondernemingsvermogen of je onderneming least de auto

Bij deze tweede optie staat je auto ‘op de zaak’ en is de auto ondernemingsvermogen. Hierbij geldt wederom dat de auto op de balans staat, de autokosten aftrekbaar zijn en dat eventueel privégebruik verrekend wordt.

Aandachtspunten wanneer ‘de auto op de zaak staat’
Nog enkele belangrijke aandachtspunten wanneer je de auto op de zaak zet:

• Wanneer je de auto tot je ondernemingsvermogen rekent, neem je deze ook op op je balans. Hiervoor gebruik je de aanschafwaarde. Hier mag je jaarlijks de afschrijving vanaf halen en dat zijn daardoor dus extra kosten die je van je winst af mag trekken.
• Zorg ervoor dat je de auto wel op jouw naam staat en niet op naam van bijvoorbeeld je partner.
• Is je auto ondernemingsvermogen en je rijdt meer dan 500 kilometer per jaar privé? Dan wordt er de zogenaamde bijtelling berekend. Deze bijtelling wordt automatisch in je aangifte inkomstenbelasting verrekend. Bijtelling wordt bepaald op basis van een percentage van de catalogusprijs en is afhankelijk van de CO2-uitstoot in gram per kilometer. Voor auto’s waarbij de eerste toelating in 2017 of 2018 is (geweest), bedragen de percentages 4% voor volledig elektrische auto’s en 22% voor auto’s met meer dan 0 gram CO2-uitstoot in gram per kilometer. De catalogusprijs staat op je aankoopfactuur of kun je navragen bij je autodealer.
• Wil je je auto liever leasen via je onderneming? Dan heb je twee opties:
  • Operational lease: deze vorm ligt het dichtstbij huren. Je betaalt namelijk een vast bedrag per maand voor het gebruik van de auto, maar het eigendom van de auto blijft bij de leasemaatschappij. In dat geval kan er daarom ook geen sprake zijn van ondernemingsvermogen. De auto staat namelijk al bij de leasemaatschappij op de balans, zij blijven de eigenaar.
  • Financial lease: deze leasevorm is in feite een kredietverstrekking. Je koopt de auto en betaalt in termijnen de lening met rente terug. De auto mag je nu wel tot je ondernemingsvermogen rekenen en op je balans zetten.

Gevolgen voor de btw

Voor de btw maak je weer de keuze of je de auto tot je privébezit rekent of je ondernemingsvermogen. Hierbij maakt het niet uit welke keuze je voor de inkomstenbelasting hebt gemaakt.

Het kan dus zo zijn dat je ervoor kiest dat je je auto voor de inkomstenbelasting tot je privébezit rekent en voor de btw tot je ondernemingsvermogen. Wil je weten wat in jouw situatie het meest voordelige is? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Optie 1: De auto is privébezit of jij least de auto privé
De btw die je betaalt voor je autokosten (gebruik en onderhoud) mag je aftrekken. Als je least, mogen de kosten voor gebruik en onderhoud niet in de leasekosten zijn meegenomen.

Let op: dit mag alleen voor dat deel dat je de auto gebruikt voor belaste omzet. Heb je bijvoorbeeld een onderwijsinstelling en ben je daarmee vrijgesteld van btw en gebruik je je auto uitsluitend voor deze onderwijsactiviteiten, dan mag je ook geen btw aftrekken van je autokosten.

Let op: voor het privégebruik mag je geen btw aftrekken. De Belastingdienst ziet woon-werkverkeer als privégebruik.

Optie 2: De auto is ondernemingsvermogen of je onderneming least de auto
De btw over de aanschafkosten, leasekosten, gebruik en onderhoud zijn aftrekbaar. Wederom voor dat gedeelte waarbij je de auto gebruikt voor btw belaste omzet. Als je least, mogen de kosten voor gebruik en onderhoud niet in de leasekosten zijn meegenomen.

Let op: ook voor deze optie geldt, voor het privégebruik mag je geen btw aftrekken. De Belastingdienst ziet woon-werkverkeer als privégebruik.

Btw en privégebruik

Over het gedeelte dat je je auto van de zaak ook privé gebruikt, betaal je btw. Ook hierbij wordt het onderscheid gemaakt tussen 500 kilometer per jaar privé rijden of niet. Rijd je minder dan 500 kilometer per jaar privé? Dan dien je dit te kunnen aantonen met een sluitende rittenadministratie.

Rijd je wel meer dan 500 kilometer per jaar privé? Dan bepaal je de btw die je dient te betalen over je privégebruik als volgt:

• Je hebt wel een rittenregistratie: de Belastingdienst heeft een rekenhulp waarmee je de btw berekent over je privégebruik. Deze btw betaal je in de laatste btw-aangifte van het jaar.
• Je hebt géén rittenregistratie: De te betalen btw-privégebruik bepaal je dan als volgt:
  • Bepaal je catalogusprijs, inclusief bpm en btw
    • Heb je géén btw afgetrokken toen je de auto kocht? Dan hanteer je een percentage van 1,5%;
    • Heb je wél btw afgetrokken toen je de auto kocht? Dan hanteer je een percentage van 2,7%;
    • Let op: Dit percentage geldt voor vijf jaar en gaat voor het eerst in in het jaar dat je de auto voor het eerst gebruikt. Na deze eerste periode van vijf jaar, neem je 1,5%.
  • Vermenigvuldig de catalogusprijs, inclusief bpm en btw met 1,5% of 2,7%.
  • Dit is het bedrag dat je aan btw dient te betalen over je privégebruik. Deze btw vul je in in de laatste btw-aangifte van het jaar.

Wordt de lease-auto door verschillende mensen gebruikt?
Soms wordt een ‘algemene bedrijfsauto’ gebruikt: iedereen van het bedrijf kan dan gebruik van deze auto maken bij zakelijke ritten. Ook deze auto kan geleaset worden. Er gelden voor het gebruik van deze auto dan wel speciale (fiscale) regels. Hierover publiceren we binnenkort een blog die hierop dieper ingaat.

Vragen

Heb je nog andere vragen over de auto van de zaak? Wil je berekenen wat voor jouw situatie het meest voordelig is? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Geld lenen als DGA

In deze blog gaan we ervan uit dat je Directeur Groot Aandeelhouder (DGA) bent van je eigen BV, een besloten vennootschap dus. De genoemde situaties zijn specifiek voor deze doelgroep en minder voor ondernemers met een rechtsvorm als de eenmanszaak of de vof. Dit komt omdat er niet of nauwelijks verschil is tussen het privé en zakelijk vermogen bij een eenmanszaak of vof.

Geld lenen van je eigen besloten vennootschap is niets nieuws. Ondernemers lenen geld van hun eigen onderneming voor de aankoop van een woning of auto. Dat mag, zolang je maar voldoet aan de zakelijke voorwaarden waarover we in deze blog meer gaan vertellen.

Voordat we daartoe overgaan, is het belangrijk om het verschil tussen een lening en een rekening-courant met je onderneming duidelijk te hebben.

Verschil tussen een lening en rekening-courant krediet

Waarom is het belangrijk om het verschil te identificeren tussen een lening en een rekening-courant? Is er sprake van een lening, dan dient deze lening volgens de normen van de Belastingdienst te voldoen aan de zakelijke voorwaarden, inclusief afspraken over rente en aflossingen. Hier gaan we verderop in deze blog op in.

Wat is een rekening-courant?
Een rekening-courant is een rekening waar vaker bedragen over en weer worden geboekt tussen je privérekening en de rekening van jouw onderneming. Deze bedragen worden continu met elkaar verrekend.

Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer je vanuit je onderneming privérekeningen betaald. Of wanneer je iets vanuit je privérekening voorschiet dat eigenlijk voor je onderneming is.

Deze bedragen, die over en weer gaan, zijn vaak kleine bedragen. De Belastingdienst verstaat onder ‘klein’ een bedrag van € 17.500,-. Staat er op enig moment meer dan € 17.500,- op de rekening-courant? Dan valt het totale bedrag onder een lening en dien je rente te gaan betalen. Ook al is het bedrag op de rekening-courant slechts heel kort hoger dan deze grens van € 17.500,-, zal je toch rente moeten berekenen. Houd daarom de hoogte van je rekening-courant het hele jaar door goed in de gaten.

Let op: heb je een leningsovereenkomst gesloten tussen je onderneming en jezelf, dan telt dit als een rentedragende lening, ongeacht het bedrag. Heb je bijvoorbeeld een 10-jarige lening afgesloten tussen jou en je onderneming van € 16.000,-, dan telt dit toch als lening, ongeacht het bedrag dat lager is dan € 17.500,-.

Zakelijke voorwaarden

Is er wel sprake van een lening, dan dient deze lening te voldoen aan de zogenaamde zakelijke voorwaarden: de voorwaarden die je onderneming ook zou stellen wanneer het geld aan een derde wordt uitgeleend. Denk bijvoorbeeld aan aflossingstermijnen en rentepercentages. Aan een derde zou je onderneming ook geen aflossingsvrije 0% rentedragende lening verstrekken, toch?

Welk rentepercentage houd je aan?
Let op: bij de bepaling van een zakelijk rentepercentage mag je niet uitgaan van een rentepercentage dat banken onderling berekenen of dat banken bij grote zakelijke klanten berekenen. De Belastingdienst stelt namelijk dat je onderneming een hoger risico loopt, wanneer de lening aan jou als privépersoon wordt verstrekt en dat je onderneming daar een risico-opslag over dient te berekenen.

Het te berekenen rentepercentage is afhankelijk van:

• De rente op de markt voor particuliere beleggers, let er hierbij wel op dat je het rentetarief verhoogt met een opslag omdat het risico dat je onderneming loopt op de markt voor particuliere beleggers aan de Nederlandse staat een stuk lager is dan een lening aan een DGA.
• Het risico dat je de lening niet terugbetaalt: hierbij geldt dat hoe hoger het risico dat je de lening niet terugbetaalt, hoe hoger het rentepercentage.
• Of het rentetarief vast is of variabel: bij een vaste rente wordt het rentepercentage hoger dan wanneer met een variabele rente gerekend wordt.

Naast aflossingsperiode en rentepercentage valt er te denken aan de volgende voorwaarden die aan kunnen tonen of een lening zakelijk is of niet:=

• Gestelde zekerheden, afhankelijk van het risico dat de onderneming loopt. Een omvangrijke lening zonder onderliggende zekerheden (bijvoorbeeld een pandrecht), kan als niet-zakelijk worden beschouwd.
• Zijn er afspraken gemaakt over het terugbetalen van de lening? Hierbij gaat het om de afspraken die gemaakt worden over de datum van terugbetalen en welke bedragen er iedere keer worden betaald. Er kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat ieder jaar op 31 december een tiende van de totale lening wordt afgelost. De aflossingsperiode is in dat geval tien jaar.
• Belangrijk is om na te gaan of je onderneming aan de lopende verplichtingen kan voldoen. Neem je een zodanig hoog bedrag op van je eigen onderneming, dat leveranciers niet meer betaald kunnen worden, dan kan deze lening als niet zakelijk worden gezien.

Het advies is om de leningsvoorwaarden op te nemen in een leningsovereenkomst en deze door zowel de onderneming als jouzelf als DGA te ondertekenen. Een NOAB-adviseur kan je helpen bij het opstellen van een dergelijke overeenkomst. Op deze manier kun je eventuele latere misverstanden voorkomen.

Wat als je niet voldoet aan de zakelijke voorwaarden?
Je kunt op twee manieren niet-zakelijk handelen wanneer je geld leent van je eigen onderneming:

• De lening voldoet niet aan bovengenoemde zakelijke voorwaarden;
• Je komt de afspraken niet na die in de overeenkomst zijn opgenomen (bijvoorbeeld aflossingen en rente).

Is de Belastingdienst van mening dat je onzakelijk handelt met betrekking tot de lening, dan kan de Belastingdienst de lening als inkomen beschouwen. Hierover dien je belasting en eventuele boete te betalen.

Samengevat zijn de zakelijke voorwaarden van een lening:

• Zakelijk rentepercentage;
• Afspraken omtrent aflossingsperiode en terugbetalen;
• Gestelde zekerheden; en
• Continuïteitsrisico van de onderneming.

Verwerken in de aangiften

De lening wordt op twee momenten verwerkt in twee verschillende aangiften:

• Je neemt het bedrag van de lening op in je aangifte inkomstenbelasting (privé); en
• De onderneming zet het bedrag in de aangifte vennootschapsbelasting (zakelijk).

Vragen

Heb je vragen over het lenen van geld van je eigen onderneming? Heb je hulp nodig bij het opstellen van een leningsovereenkomst met je onderneming? Vraag dan advies aan je NOAB-adviseur.

Ontwikkeling van de ondernemer

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling. Maar je wilt ook je huidige kennis op peil houden. Daarom ga je waarschijnlijk, net als veel ondernemers, een opleiding, cursus, seminar of workshop volgen. Dan is het fijn om te weten wat je met deze kosten kunt doen.

Fiscaal aftrekbare kosten

In principe geldt dat wanneer je kosten maakt voor je onderneming, deze fiscaal aftrekbaar zijn. Volg je daarom een opleiding om ervoor te zorgen dat je beter wordt in je werkveld? Dan zijn deze kosten aftrekbaar.

De Belastingdienst hanteert hierbij wel de regel dat de opleiding bedoeld moet zijn om de kennis die je nodig hebt voor het uitvoeren van je werk, te verbreden. Hierbij zal de Belastingdienst met name kijken naar het motief waarmee je de kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat je de kosten hebt gemaakt met de zakelijke belangen van je ondernemingen in het achterhoofd, dan worden deze kosten door de Belastingdienst geaccepteerd.

Let op: wanneer de kosten als zakelijk bestempeld worden, mag je de uren die je maakt voor je opleiding ook meetellen voor het urencriterium.

Voorbeeld

Een voorbeeld: je bent sportmasseur en wilt social media gaan inzetten om je naamsbekendheid te vergroten. De cursus die je hiervoor volgt is fiscaal aftrekbaar.

Ga je vervolgens als sportmasseur een cursus kleding ontwerpen volgen, dan zijn de kosten voor deze cursus niet aftrekbaar. Deze kosten zijn overigens wel in je privé-aangifte aftrekbaar, voor zover ze boven de grens van € 250 uitkomen.

Congressen, seminars en studiereizen

Voor congressen, seminars en studiereizen geldt ook vaak dat hier een privé karakter aan verbonden zit, zoals de overnachting en het eten. Omdat het eten en/of overnachting bij veel congressen in de totaalprijs is berekend, vallen deze kosten in een aparte categorie bij de Belastingdienst, waar je rekening mee dient te houden bij het invullen van je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting (afhankelijk van je ondernemingsstructuur).

Voor deze kosten geldt namelijk dat je ze mag aftrekken wanneer ze boven de drempel van € 4.500 komen. Je kunt er ook voor kiezen om 80% van deze kosten af te trekken. Afhankelijk van de omvang van je kosten kan één van beide berekeningen voordeliger zijn.

Rekenvoorbeeld
Je hebt kosten gemaakt voor een driedaags congres van € 6.000.
Toepassing drempelbedrag: € 6.000– 4.500 = € 1.500 euro
Toepassing 80%-regeling: € 6.000 euro * 80% = € 4.800 aftrekbaar
In dit voorbeeld is het dus gunstiger om voor de 80%-regeling te kiezen.

Je NOAB-adviseur kan dit eenvoudig voor je uitrekenen in jouw specifieke situatie, rekening houdend met je bedrijfsfinanciën.

Kosten voor werknemers

Als ondernemer kun je natuurlijk ook opleiding en scholing aanbieden aan je werknemers. Maak hiervoor vooraf duidelijk een plan met de desbetreffende werknemer, zodat je weet wat deze opleiding voor jouw onderneming gaat opleveren.

Over het algemeen kun je stellen dat opleidingskosten van je werknemers snel worden terugverdiend door de werknemers doordat ze meer kennis hebben, efficiënter werken of innovatie en motivatie meebrengen.

Maak duidelijke afspraken met je werknemer over de studiekosten die jij voor hem of haar betaalt. Leg ook goed vast hoe jullie omgaan met de tijdsinvestering van de werknemer, komt dit geheel voor eigen rekening of wil je hierin ook tegemoetkomen? Zorg er daarom voor dat je deze afspraken duidelijk vastlegt in een studieovereenkomst.

Onder bepaalde voorwaarden is het zelfs mogelijk om een subsidie aan te vragen als werkgever in het geval van praktijkleren. Het gaat in dat geval om praktijkleerplaatsen of werkleerplaatsen.

Vragen?

Heb je vragen over studiekosten voor jezelf of één van je werknemers? Of over subsidies bij praktijkleerplaatsen of werkleerplaatsen? Over de belastingtechnische aspecten of het opstellen van een studieovereenkomst met een werknemer? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Nomineer je kantoor nu voor een Cloud Award!

Dit is de onderscheiding voor kantoren die net dat stapje extra zetten voor hun klanten. Overtuigd van de toegevoegde waarde voor jouw NOAB-kantoor? Nomineer deze dan voor een Cloud Award. Ieder kantoor mag meedoen! Wie weet wint jouw NOAB-kantoor de Exact Cloud Award of de award voor Innovatie of Samenwerking. Aanmelden is gratis en kan t/m 30 maart 2018.

Meldt je NOAB-kantoor hier aan.

BPRA is een typisch lobbybureau met als belangrijkste onderscheid dat zij zich gespecialiseerd hebben in de gezondheidszorg. Deze dagen is het hun voornaamste uitdaging om partijen weer met elkaar in gesprek te brengen. “In dat kader past het, dat wij niet alleen werken voor bedrijven en instellingen maar ook – veelal zonder tegenprestatie – voor patiëntenorganisaties.”, legt Marcel uit.

Ontstaan BPRA

“Na een studie politieke wetenschappen ben ik als beleidsmedewerker begonnen bij de VVD Tweede Kamerfractie.” Marcel legt uit dat een parlementariër hem had meegenomen naar de belangenorganisatie voor de farmaceutische industrie en dat hij hierdoor in contact werd gebracht met de gezondheidszorg. “Na een aantal jaren daar te hebben gewerkt en een korte uitstap te hebben gemaakt naar een adviesbureau besloot ik in 1996 mijn eigen bedrijf op te zetten en me te richten op het snijvlak van overheid; politiek en gezondheidszorg”.

“Inmiddels ben ik dus alweer 22 jaar aan de slag als ondernemer en in deze jaren heeft BPRA in de gezondheidszorg een enorm netwerk opgebouwd. Het geeft mij een enorme energieboost wanneer het lukt om partijen met elkaar in gesprek te krijgen. Dat lijkt een niet erg ambitieuze opgave, maar helaas is dat in de zorg wel het geval. Verder is er niets mooiers dan een nieuwe opdracht binnenhalen, iets dat ons de laatste maanden heel erg vaak lukt.”

Administratieve chaos

Marcel vertelt dat de administratie in de beginjaren een chaos was. “Administratie is nooit mijn hobby geweest en de drukke werkzaamheden greep ik te snel aan als excuus om de administratie maar te laten liggen. Wanneer op een gegeven moment de Belastingdienst het niet langer accepteert, de verplichtingen zich opstapelen en je gelijktijdig verplichtingen hebt naar het personeel toe, is het onvermijdelijk om hulp in te roepen.”

Inmiddels is hij aangesloten bij het administratiekantoor Hoornwijck Groep waar hij erg tevreden over is. “Ik ben vol lof over mijn adviseur. In mijn vak moet je je inleven in de andere partij, zoals politieke partijen, de overheid, andere bedrijven of instellingen. Als je dit niet kan bereik je niets. Mijn NOAB-kantoor verstaat deze vaardigheid als geen ander. Ze denken goed mee en kunnen zich helemaal verplaatsen in de behoeftes van mijn bedrijf, maar vooral van mij als ondernemer. Hoornwijck weet exact waar mijn goede en slechte capaciteiten liggen en hierdoor kan ik mij helemaal richten op datgene waarvan men zegt dat ik dat wel redelijk beheer: lobby.”

De toekomst van BRPA

BPRA groeit en die groei moet begeleid worden. “Daarvoor heb ik het NOAB-kantoor nodig. Voornamelijk om de administratie en de verplichtingen van ons bureau vloeiend te laten verlopen zodat wij ons kunnen richten op onze business.”

Een goed advies

Als gouden tip voor andere ondernemer noemt Marcel: “Nooit wachten wanneer je in de problemen komt. Ik heb dat veel te lang gedaan en het was op het nippertje dat het is gelukt. Zonder Hoornwijck was me dat echt niet gelukt en hadden er uiteindelijk mensen op straat gestaan. Wees dus niet te trots voor hulp, je kunt als ondernemer nooit goed zijn in alles, tenminste ik ken ze niet.”

Ben jij zzp’er of mkb’er en op zoek naar een administratiekantoor of belastingadvieskantoor dat bij jou past? Bekijk hier alle NOAB-gecertificeerde administratiekantoren bij jou in de buurt.

Het belang van je administratie

Het voeren van je administratie is een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap. Niet alleen omdat er vanuit de Belastingdienst verplichtingen zijn om een controleerbare administratie te voeren, maar ook voor je eigen inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming.

In een eerdere blog beschreven we de minimale eisen die de Belastingdienst stelt aan de inrichting van je administratie, de verplicht te bewaren documentatie en de eisen die de Kamer van Koophandel stelt aan het deponeren van je jaarcijfers.

Wanneer je deze zaken op orde hebt, kun je toch tegen een aantal nieuwe zaken aanlopen wat betreft je administratie. We komen er verschillende in de praktijk tegen. Hierbij valt te denken aan:

• Wanneer schakel je over van Excel naar een boekhoudpakket?
• Welke functionaliteiten kent een boekhoudpakket?
• Hoe kies je een goed boekhoudpakket?
• In hoeverre kun je je administratie digitaliseren?
• Hoe zit het met de hosting van de software?
• Wanneer schakel je een boekhouder in?
• Hoe kan een NOAB-adviseur je helpen bij de inrichting van je administratie en keuze van een boekhoudpakket?

Overschakelen van Excel naar een boekhoudpakket

Vooropgesteld: Excel is een fijn pakket waarin heel veel mogelijk is en waar je gedurende lange tijd je basisadministratie in kunt verwerken. Daarin schuilt ook meteen het gevaar: doordat het zo eenvoudig is in gebruik, kun je hier als ondernemer te lang mee blijven werken, terwijl juist een boekhoudpakket veel voordelen kan bieden. Over deze voordelen meer bij de functionaliteiten van een boekhoudpakket. Daarnaast is je administratie voeren in Excel een erg handmatig proces, waarbij de kans op onbedoelde fouten groter is dan in een boekhoudpakket.

Er is echter niet één universeel moment aan te wijzen wanneer het meest geschikte moment is om over te stappen van Excel naar een boekhoudpakket. Dit moment is sterk afhankelijk van bijvoorbeeld:

• Complexiteit van je administratie: hoe complexer je administratie, hoe eerder je baat hebt bij een boekhoudpakket. Verkoop je dienstverlening met verschillende prijzen in het binnen- en buitenland, dan zal je bijvoorbeeld sneller baat hebben bij een boekhoudpakket dan wanneer je luxegoederen verkoopt waarbij je ongeveer twee transacties per maand hebt.
• Inzicht in en kennis van cijfers: dit is sterk afhankelijk van je eigen voorkeuren. Ben je gewend om te werken met Excel en ken je alle ins en outs van Excel? Dan is de kans groter dat je langer door blijft werken met Excel. Wil je echter bijvoorbeeld dat je periodieke btw-aangifte automatisch uit een systeem komt? Dan gaat een overstap naar een boekhoudpakket je zéker helpen. Oók om je eraan te herinneren die btw op tijd te betalen.
• Voeren van je administratie: houd je zelf je administratie bij of heb je hiervoor een boekhouder ingeschakeld? Wanneer je de administratie uit handen hebt gegeven is het overstappen naar een boekhoudpakket meer voor de hand liggend, omdat jij en je boekhouder dan samen in het pakket kunnen werken. Je voorkomt hiermee dat je Excelbestanden over en weer aan het sturen bent. Meer hierover staat in de paragraaf ‘hosting van je software’.

Twijfel je of nu het juiste moment is om over te stappen naar een boekhoudpakket? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur om hier samen over te praten.

De functionaliteiten van een boekhoudpakket

Voordat je een boekhoudpakket gaat kiezen, is het goed om te weten dat er vaak meer kan dan je denkt. De keuze in software is enorm en de functionaliteiten die daarbij horen ook. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke functionaliteiten.

• Periodieke balans en winst- en verliesrekening. Op ieder geschikt moment kun je een overzicht maken van je balans en winst- en verliesrekening zodat je weet hoe je onderneming ervoor staat.
• Openstaande posten te betalen en te ontvangen (debiteuren en crediteuren) op ieder gewenst moment inclusief vervaldatum. Hiermee heb je direct een goed overzicht van de klanten die nog niet betaald hebben en op basis waarvan je dus actie kunt ondernemen.
• Hieruit blijkt je huidige cashflow, maar ook je toekomstige cashflow op basis van je openstaande posten te betalen en te ontvangen.
• Koppeling met je bankpakket. Afhankelijk van je bankpakket, kun je een automatische koppeling instellen of de afschriften inlezen.
• Je uren eenvoudig bijhouden zodat je kunt zien of je voldoet aan het urencriterium. Maar ook kun je door het bijhouden van je uren zien hoe efficiënt je werkt. Ten slotte kun je vanuit je urenregistratie de uren direct factureren aan klanten op het moment dat je factureert op basis van uren maal tarief.
• Op artikelniveau is zichtbaar hoeveel voorraad er nog aanwezig is en op welke locatie. In veel pakketten kun je tevens instellen dat je een melding krijgt wanneer je voorraad onder de ijzeren voorraad komt zodat je weet dat je weer moet bestellen.
• Versturen van verkoopfacturen. Vanuit veel pakketten kun je automatisch je verkoopfacturen maken en versturen naar je klant: geprint per post of direct via e-mail.
• Verwerken van inkoopfacturen. Veel pakketten hebben een optie voor scan en herken. Je scant (of neemt een foto) van de inkoopfactuur en de software doet een voorstel voor de boeking.
• Voor projectorganisaties bestaat de mogelijkheid om verschillende projecten aan te maken met daaraan gekoppeld een voor- en nacalculatie.
• Ben je veel onderweg? Dan komt een app zeker handig uit. Op je telefoon kun je zien of je klant al betaald heeft, hoe je omzet is geweest deze periode en welke facturen je nog moet betalen.
• Koppeling met leveranciers of klanten. Sommige klanten of leveranciers willen een automatische koppeling met jouw boekhoudpakket. Er zijn bijvoorbeeld multinationals die dit als eis stellen voordat ze zaken met je gaan doen.

Heb je nog meer functionaliteiten die je graag zou zien in je boekhoudpakket? Neem contact op met je NOAB-adviseur. Er is namelijk veel meer mogelijk dan je denkt en specifieke zaken die voor jouw onderneming handig zijn, zijn vaak ook mogelijk.

De keuze van een goed boekhoudpakket

Ben je er eenmaal over uit dat je over gaat stappen naar een boekhoudpakket? Besteed dan voldoende tijd en aandacht aan de keuze van je boekhoudpakket. Je kiest een pakket namelijk voor een lange tijd: wanneer je eenmaal een pakket hebt gekozen en hebt ingericht, is de kans klein dat je dit na een tijdje gaat omzetten naar een ander pakket.

Zet hiervoor op een rijtje wat je wensen zijn ten aanzien van je boekhoudpakket. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe wil je voornamelijk te werk gaan (digitaal of papieren versies)?
• Welke overzichten wil je dat je administratie kan tonen? Raadpleeg dan ook de verschillende functionaliteiten zoals bovenstaand genoemd.
  • Balans
  • Winst- en verliesrekening
  • Openstaande posten debiteuren en crediteuren
  • Voorraadposities
  • Liquiditeit en solvabiliteitsoverzichten
  • Kengetallen zoals quick en current ratio
  • Btw-aangifte
• Hoeveel wil je handmatig kunnen doen in je administratie (bijvoorbeeld handmatige boekingen)?
• Wil je dat het pakket ook verkoopfacturen kan maken en versturen?
• Hoe wil je je inkomende facturen inboeken en verwerken (door middel van inscannen? Of via een app?)?
• Wil je ook je uren kunnen bijhouden in het pakket? Bijvoorbeeld om je uren ten behoeve van het urencriterium bij te kunnen houden.
• Heb je online betaalmogelijkheden op je website? Dan wil je een koppeling tussen deze betaalapplicatie en je boekhoudpakket.
• Hoeveel administraties wil je verwerken in het pakket? Bijvoorbeeld wanneer je meerdere werkmaatschappijen hebt.

Heb je je wensen op een rijtje staan, maak dan een shortlist van boekhoudpakketten. Gezien de grote hoeveelheid aan beschikbare boekhoudpakketten, is er altijd wel een pakket dat voldoet aan je eisen. Neem ook de kosten op van de verschillende pakketten, uiteraard een belangrijk criterium. Zorg er hierbij wel voor dat je de vergelijking zuiver maakt. Zo lijken sommige pakketten op het eerste gezicht namelijk goedkoper. Maar kijk je verder, dan zie je dat er, bijvoorbeeld, maar een beperkt aantal transacties per maand gemaakt mogen worden voor dit bedrag.

De digitale administratie

Je administratie volledig digitaliseren, mag dat van de Belastingdienst? De Belastingdienst zegt inderdaad dat je je administratie digitaal mag bewaren. Krijg je documentatie origineel op papier (bijvoorbeeld bij sommige communicatie met de Belastingdienst zelf), dan dien je deze op papier te bewaren.

Een volledig digitale administratie is steeds meer de normale gang van zaken geworden. Als je kijkt naar de grote hoeveelheid opties die je hebt voor het voeren van een digitale administratie, is dat ook niet verwonderlijk.

Inkomende facturen kun je vaak direct scannen en uploaden naar je administratie. Hierbij heeft veel software een scan en herken functie waarbij automatisch een voorstel wordt gegeven voor een boeking, dus op welke grootboekrekening komen de kosten terecht. Verkoopfacturen kun je tevens volledig digitaal maken en versturen via e-mail. Het uitprinten en per post versturen is daarmee niet meer nodig.

Dus wil je volledig digitaal werken? Dan biedt de software voldoende mogelijkheden en staat je dit zeker niet in de weg. Wil je meer tips over digitaal werken? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Hosting van software

Ook de keuze voor de hosting van de software die je gaat gebruiken is een belangrijke overweging bij de keuze van je boekhoudpakket. Je keuzes zijn grofweg te verdelen in: online software, lokaal geïnstalleerde software en gehoste software.

Online software
Online software wordt gevoerd in de cloud. Je sluit dan in de regel een abonnement af waardoor je een grote mate van flexibiliteit behoudt. Je gegevens kun je benaderen door in te loggen via de browser of via een app.

Het grote voordeel van online software is de flexibiliteit. Dit geldt voor zowel de abonnementsvorm als de inlogmogelijkheden. Op verschillende locaties is het mogelijk in te loggen, mits je beschikt over internet. Daarnaast is het tevens mogelijk om samen met je boekhouder in te loggen op hetzelfde systeem.

Dergelijke pakketten zijn veelal standaard software waar weinig tot geen eigen aanpassingen in mogelijk zijn. Heeft je onderneming behoefte aan specifieke eisen, overleg dan met je NOAB-adviseur voor de beste optie.

Gehoste of lokaal geïnstalleerde software
Op het moment dat je software draait op een server op jouw locatie, bijvoorbeeld op kantoor, spreken we van lokaal geïnstalleerde software. Je dient deze zelf te (laten) installeren en vraagt daarom een veel grotere investering dan online software.

Gehoste software is wat dat betreft hetzelfde als lokaal geïnstalleerde software, met als grote verschil dat gehoste software draait op een server van de leverancier en dat deze server niet op jouw locatie staat.

Online gebruikmaken van je pakket kan vaak wel, echter dien je gebruik te maken van een beveiligde verbinding, bijvoorbeeld via VPN. Het voordeel van dergelijke software is dat je de regie in eigen hand hebt en dat je vaak meer maatwerkmogelijkheden hebt.

Stem met je NOAB-adviseur af in hoeverre het voor hen mogelijk is om in te loggen op het systeem dat jij voor ogen hebt. Voor dergelijke gehoste lokaal geïnstalleerde systemen is dit namelijk niet altijd vanzelfsprekend.

Inschakelen van een boekhouder

Wanneer is het meest geschikte moment om een boekhouder in te schakelen? Net als met de overstap van Excel naar een boekhoudpakket bestaat hier niet één geschikt moment voor. Ook hier is de timing afhankelijk van meerdere factoren. De volgende factoren kunnen van invloed zijn op je beslissing.

Complexiteit van je onderneming
Hoe complexer je onderneming is, hoe eerder je waarschijnlijk een boekhouder inschakelt. Bijvoorbeeld, een business-to-business groothandel die uitsluitend in- en verkoopt in Nederland, heeft een beduidend eenvoudigere administratie dan een projectorganisatie die importeert en exporteert buiten de EU en gebruikmaakt van (deels ingehuurd) personeel.

Kennis van administratie
Wanneer je kennis van administratie en belastingen als ondernemer goed en up-to-date is, zie je dat het langer duurt voordat je de boekhouding uitbesteedt. Het voeren van de administratie is dan immers vaak niet iets waar je tegenop kijkt. Het duurt dan langer voordat je het besluit zal nemen de boekhouding te gaan uitbesteden.

Focus van de ondernemer
Als ondernemer kun je er heel bewust voor kiezen om de focus op andere zaken dan de boekhouding te leggen. Je weet namelijk waar je krachten liggen en op het moment dat je weet dat deze meer bij bijvoorbeeld verkoopactiviteiten liggen dan bij het bijhouden van de boekhouding, zal je eerder geneigd zijn de boekhouding uit te besteden.

Financiën
Een veelgehoord argument om de boekhouding uit te besteden zijn de bijkomende kosten. Het uitbesteden van je administratie kost namelijk geld, maar levert je aan de andere kant ook heel veel op. Meer hierover vertellen we in deze blog ‘Wanneer is het tijd om mijn boekhouding uit te besteden?’. Over het algemeen geldt dat hoe meer de ondernemer te besteden heeft, hoe eerder gekozen wordt voor het uitbesteden van de boekhouding.

Wil je samen met je boekhouder in je administratie werken? Stem dan de mogelijkheden af met je NOAB-adviseur. Zij hebben goed zicht op de boekhoudpakketten die voor jullie beide toegankelijk zijn zodat jullie samen in hetzelfde pakket kunnen werken.

NOAB-adviseur

Op verschillende momenten in bovenstaande processen is het verstandig om tijdig afstemming te zoeken met je NOAB-adviseur. Zij hebben veel ervaring met de inrichting van administraties, keuzes van boekhoudpakketten en andere belangrijke keuzes.

Twijfel je bijvoorbeeld over de keuze van een boekhoudpakket? Of wil je zeker weten dat je NOAB-adviseur over de inrichting van je administratie in de boekhouding? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Wil je deze white paper graag bewaren of printen? Download dan hier het PDF-bestand.

Ben jij zzp’er of mkb’er (of een stichting of vereniging) en op zoek naar een administratiekantoor of belastingadvieskantoor dat bij jou past? Bekijk hier alle NOAB-gecertificeerde administratiekantoren bij jou in de buurt.